「印刷ボタンを押してもプレビューが出てこない…」「見えている内容と印刷結果が違う…」そんな経験はありませんか？
Excelを使っていると、いざ印刷しようとしたときにプレビューが正しく表示されず、思わぬトラブルに見舞われることがあります。特に初心者の方や久しぶりに使う方にとっては、何が原因なのか分からず困ってしまうことも多いはずです。
この記事では、Excelで印刷プレビューが開けない・正しく表示されないといったトラブルを、原因別にやさしく解説。基本的な確認ポイントから、便利な時短テクニック、トラブルを未然に防ぐための習慣まで、幅広くカバーしています。
初心者の方にも分かりやすいように、具体的な操作手順やトラブル例も紹介しているので、「印刷前に必ず確認したい！」というときのお守り記事として、ぜひ参考にしてくださいね。
そもそも印刷プレビューって何？初心者向けやさしい解説
印刷プレビューでできること
Excelでの「印刷プレビュー」は、実際に印刷されるイメージを事前に確認できる便利な機能です。表やグラフがどこまで入っているか、ページが切れていないかなど、紙に出す前にチェックすることで失敗を防げます。セルの配置や列の幅、行の高さ、タイトルや見出しの位置関係など、細かい部分まで反映されるので、資料作成の仕上げに欠かせない工程といえるでしょう。
なぜプレビューは必要なの？
とくにExcelはセルの幅や高さ、ページの区切りが見えにくいため、プレビューを使うことでレイアウトのズレを把握しやすくなります。また、複数ページにまたがる資料では、どこで改ページされるのかを確認できるのも大きなポイントです。ページ番号の配置や、印刷範囲の無駄を省くことにも役立ちます。
印刷前に確認すべきポイントとは
「印刷したら一部が切れてた…」「グラフが次のページにずれてた！」なんてことを避けるためにも、プレビューはとても大切なステップなんです。たとえば、色の濃さや背景の有無、罫線の太さなども見た目に大きく影響するため、プレビューでしっかりチェックしておくと安心です。
印刷プレビューが表示されないときの基本チェックリスト
よくある原因とその見分け方
まずは、印刷プレビューが出てこないときにチェックしておきたい基本的な項目を見てみましょう。
* プリンターが正しく設定されていない、または接続されていない
* 印刷範囲が空白のセルだけになっていて、データが含まれていない
* Excelやシステムが一時的に不安定になっている、または再起動が必要な状態
* ドライバーが古くなっている、または削除されている可能性がある
このようなトラブルは、日々のちょっとした作業ミスや設定のズレから発生することが多いです。印刷プレビューが出ないと慌てずに、まずは順を追って確認してみることが大切です。
Windows 10・11を使っている方への注意点
とくにWindows 10や11では、アップデート後にプリンター設定が変更されることがあります。アップデートのタイミングによっては、既定のプリンターが変わっていたり、印刷スプールがうまく動作しないといった事例も。デバイス設定や「コントロールパネル」からプリンターの状態を確認し、テスト印刷を行ってみるのもおすすめです。
Excelのバージョン別に見た違い
Excelはバージョンによって印刷画面の構成や動作が異なります。古いバージョン（たとえば2013以前）では、「ファイル」メニューから「印刷プレビュー」として別ウィンドウが開く仕組みでした。一方、最近のバージョン（2016以降）では「印刷」画面の右側にプレビューが統合され、操作感も変わっています。このため、以前の操作方法に慣れている方は戸惑うこともあるかもしれません。
Macユーザーが気をつけたいポイント
Mac版のExcelでは、印刷関連のインターフェースがWindowsと少し異なり、設定画面の配置や表示方法が独自の仕様となっています。また、プリンターの互換性にも注意が必要で、一部の機能が使えなかったり、正しく表示されないケースもあります。Macを使っている場合は、Office for MacのバージョンやOSバージョンにも気を配りましょう。
実際のトラブル事例とその解決法
実際にあったケースでは、「プリンターがオフライン状態のままになっていたため、Excel側でプレビュー画面が表示されず、何も印刷できなかった」ということがありました。このときは、プリンターの電源を入れ直し、再接続してからデバイスの設定を開き、再度「既定のプリンター」として設定しなおすことで、問題を解決することができました。
また別の事例では、印刷範囲に空白の列が大量に含まれていたため、プレビューが真っ白になったということも。必要な範囲だけを手動で選択し、「選択した範囲を印刷」に設定することで正常にプレビューが表示されました。
表示がおかしい・ずれる・一部しか見えないときの対処法
用紙サイズ・余白・改ページを見直そう
印刷プレビューは開けても、「なんだか表示がずれてる」「グラフが途中で切れてる」と感じたことはありませんか？そのような場合には、設定を一つひとつ丁寧に確認していくことが解決の近道です。
まず見直すべきは「ページレイアウト」タブです。ここから用紙サイズを適切に選び、余白のバランスを調整することができます。たとえば、A4とB5では印刷範囲が大きく変わるため、設定ミスがズレの原因になることがあります。また、余白が左右で異なっていたり、上下が狭すぎると、レイアウトが不自然になることも。
さらに「改ページプレビュー」モードを使うと、ページの区切りが青い線で表示されるため、どのセルがどのページに入っているかを視覚的に確認できます。これにより、印刷時に項目が途中で切れてしまうようなトラブルを事前に防ぐことができます。
加えて、ページ設定ダイアログボックスから「すべての列を1ページに収める」などのオプションを活用すれば、自動で調整してくれるため、設定に自信がない方にも安心です。
非表示セルやヘッダー・フッターの確認
次にチェックしたいのは、非表示になっているセルや、ヘッダー・フッターの存在です。非表示セルがあると、その部分が抜けたように見えてしまうことがあります。表示タブで非表示の行や列をいったん表示し、必要に応じて印刷範囲に含めるか除外しましょう。
また、ヘッダーやフッターに入力された内容が、印刷プレビューで表示されていないと感じることもあります。これは設定で「ヘッダー・フッターの印刷」がオフになっている場合や、余白の設定で見切れているケースがほとんどです。表示を有効にしてから、プレビューを再確認すると良いでしょう。
表示倍率・モード・プリンター設定をチェック
さらに見落としがちなのが、「表示倍率」や「表示モード」、そしてプリンター設定です。たとえば表示倍率が150％や200％などになっていると、実際よりも拡大されて表示され、レイアウトが崩れて見えることがあります。
また、「標準表示」から「ページレイアウト表示」に切り替えるだけでも、余白やページ区切りが視覚的に把握しやすくなります。さらに、使用しているプリンターの設定によってもレイアウトが左右されるため、印刷先が正しいか、ドライバーに不具合がないかも確認してみましょう。
表示のズレが起きた実例と対処法
ある方は、印刷プレビューでグラフの一部が見えなくなっていたのですが、よく見ると拡大表示になっていて、実際は見切れていなかったということもありました。また別のケースでは、印刷設定で「シートを1ページに収める」が有効になっていたため、表全体が無理に縮小され、文字が読みにくくなっていたということも。
こうした場合は、プレビュー表示の拡大率を100％に戻してみたり、「ページ設定」で印刷の縮小オプションを見直すと、見え方が改善されます。最終的には、実際に印刷して確認するのも一つの方法です。
印刷プレビューをサッと開いて作業効率アップ
基本の操作とショートカットキー
毎回、メニューから何度もクリックして印刷プレビューを開くのはちょっと面倒ですよね。そんなときに便利なのがショートカットキーです。
基本的には「Ctrl + P」で印刷画面が開き、そのまま印刷プレビューが表示されます。操作に慣れていない方でも、一度覚えてしまえばスムーズにプレビュー画面へ移動できるようになります。
また、テンキー付きのキーボードをお使いの方は、片手で操作できるため時短効果も抜群です。Excelを日常的に使う場面では、このショートカットを習慣化することで作業効率がかなり変わってきます。
さらに便利なのが、印刷プレビューから元の画面に戻るときにもショートカットが使える点です。たとえば、Escキーや「Ctrl + W」などでスピーディに閉じられるので、画面の切り替えも快適になります。
リボンにプレビューボタンを追加する方法
もっと効率よく使いたい方は、Excelのリボンに「印刷プレビュー」ボタンを追加しておくのがおすすめです。これにより、マウス操作だけで素早く印刷画面にアクセスできるようになります。
ボタンの追加は「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」から簡単に行えます。よく使うコマンドを自分の作業スタイルに合わせて配置しておくと、作業がグッと快適になりますよ。
よく使う印刷操作をまとめて便利に
さらに応用として、よく使う印刷やページ設定の操作をボタンにまとめておけば、毎回の手間がグッと減ります。たとえば「ページ設定」「改ページプレビュー」「印刷プレビュー」の3つを並べて配置しておけば、印刷前の確認作業を一画面で完結できます。
他にも、用紙サイズの変更や余白の設定など、細かな調整項目も一緒に配置しておくと、ワンクリックで呼び出せるのでとても便利です。
VBAで自動化する上級テクニック
上級者向けには、VBAマクロで印刷プレビューを自動表示させる方法もあります。頻繁に同じ作業をする場合にはとても便利です。
たとえば、ボタンをクリックするだけで印刷範囲を設定し、すぐにプレビュー画面を表示するマクロを作っておけば、毎日の印刷業務が格段に効率化されます。業務用テンプレートや報告書など、フォーマットが決まっている場合には特におすすめです。
Excelに少し慣れてきたら、VBAに挑戦してみるのも作業の幅を広げる良い機会になります。
プレビュー表示を解除・閉じるときの操作ガイド
元の画面に戻るには？
印刷プレビューを閉じて元の画面に戻りたいときは、「Esc」キーを押すだけでOKです。Escキーを押すことで、表示されている印刷プレビューを瞬時に閉じて、編集モードに戻ることができます。マウス操作に頼らず、キーボードだけで作業を進めたい方にはとても便利な方法です。
Escキーや戻るボタンの使い方
また、Excel画面の左上に表示される「←」の戻るボタンを使えば、マウス操作でも簡単に元の画面に戻ることが可能です。プレビュー画面の右側にある「キャンセル」ボタンからも閉じることができるので、自分にとって使いやすい方法を選びましょう。どちらの方法も、表示が固まってしまったときの対処にも役立ちます。
表示が消えたときの対処法
たまに「印刷プレビューを開いたまま、どこに行ったか分からなくなった」という声もありますが、その場合はタスクバーを確認したり、「Alt + Tab」でウィンドウを切り替えてみると見つけやすいです。とくに複数のファイルを開いて作業している場合や、別ウィンドウで開かれているときにはこの操作が役立ちます。もしそれでも見つからない場合は、一度Excelを最小化してすべてのウィンドウを表示させるのも有効です。
トラブルを防ぐ！印刷前にやっておきたいチェック習慣
プリンター設定の見直し
印刷前のひと手間が、トラブル防止に大きく役立ちます。特に複数人で共有しているプリンターや、家庭用と職場用で設定が異なる場合は、事前のチェックが欠かせません。例えば、別のプリンターが既定になっていたためにレイアウトが崩れる、といったこともあるため、確認作業は毎回行うのが安心です。
印刷範囲と改ページの確認
* プリンターが正しく接続・設定されているか確認
* 印刷範囲に空白のセルだけが指定されていないか
* 改ページや余白の位置がおかしくないか
* 「印刷範囲のクリア」を使って一から指定しなおすのもおすすめ
設定によっては、Excelが自動で印刷範囲を拡張してしまい、思わぬところまで印刷されることもあります。改ページプレビューを活用しながら、実際の範囲を明確に設定しておくと、仕上がりが安定します。
表示モードや倍率の調整
* 表示倍率が過度に拡大／縮小されていないか
* 「ページレイアウト」表示で確認すると、印刷イメージがつかみやすい
* 100%表示に戻して見直すとズレに気づけることも
モニターの解像度やズーム設定によって、プレビューと印刷結果に差が出ることもあるため、実際のサイズ感で確認するのがポイントです。
再発防止のためにできること
ちょっとした工夫ですが、これだけでも印刷の失敗が大きく減ります。テンプレートを作っておく、よく使う設定を初期値にするなど、日頃から印刷の流れを整えておくことで、毎回の作業がスムーズになります。必要に応じてメモやマニュアルを残しておくと、他の人と共有する際にも役立ちます。
よくある質問Q&A
プレビューが真っ白で何も表示されないとき
印刷範囲に何もデータが含まれていない可能性があります。まず、印刷範囲が適切に設定されているかを確認しましょう。範囲が設定されていても、非表示セルや空白行が含まれていると、表示されないこともあります。必要に応じて、印刷範囲を選択しなおし、「選択した範囲を印刷」オプションを使って再確認してみてください。
印刷するとレイアウトが崩れるのはなぜ？
改ページや余白設定、用紙サイズが原因かもしれません。ページレイアウト画面で一度確認を。加えて、セルの結合や改行、列幅の自動調整設定なども影響することがあります。特に複雑な表を印刷する場合は、プレビューで細部までチェックすることをおすすめします。
Excelのバージョンで印刷結果が違う理由
レイアウトやプレビューの仕様がバージョンごとに異なるためです。特に古いバージョンでは自動調整の範囲が違うことがあります。さらに、フォントの互換性やプリンタードライバーの影響も受けるため、異なるバージョン間で作業する際は、意図せぬレイアウトの変化が起きる可能性もあると覚えておきましょう。
おわりに
Excelの印刷プレビューに関するトラブルは、ちょっとした設定ミスや見落としが原因になっていることがほとんどです。この記事で紹介したポイントを一つひとつ丁寧に見直すことで、印刷結果をスムーズに確認し、余計な手間やミスを防ぐことができます。
「プレビューが開かない」「一部が表示されない」「印刷するとズレている」など、どんな小さな違和感でも、原因を知っておけば慌てずに対処できます。
これからは、印刷前に「プレビューの確認」を習慣にして、快適なExcelライフを送りましょう。この記事が少しでもお役に立てばうれしいです！
